|
Время бесконечно для тех, кто умеет его ценить!
Страна: Беларусь
Тематика: Аналитика
Коротко: Как рационально использовать свое время.
Текст статьи: Время бесконечно для тех, кто умеет его ценить!
Бесспорно, время – бесценный капитал. Как обеспечить его предельно рациональное использование? На вопросы «СО» отвечает вице-председатель Минского столичного союза предпринимателей и работодателей Лилия Ивановна Коваль.
Ставка на действие
- Лилия Ивановна, как создавать «золотой» запас времени, благодаря которому можно жить без авралов?
- Надеяться на то, что он создается сам, по меньшей мере, наивно. Разумеется, этот процесс требует специальной работы. Я думаю, что у каждого успешного руководителя есть своя отточенная техника работы с временем. Благодаря этому человек и успешен. Я, например, уверена, что для того, чтобы не жаловаться на постоянную нехватку времени, надо выучить и постоянно задавать себе три важнейших вопроса. Вопрос первый: каковы мои самые важные дела? Сначала подумайте над ним самостоятельно, но чтобы ответ получился максимально полным, можете спросить об этом босса, у равных вам по рангу коллег, можете поинтересоваться и у подчиненных, узнать мнение друзей и домочадцев. Вовсе не значит, что вы полностью должны следовать чужим советам – просто ответы позволят вам добиться абсолютной ясности. Второй вопрос звучит так: «Что я, и только я, могу сделать, чтобы действительно изменить положение дел в лучшую сторону?» Ответили? Приступайте к действиям. Третий вопрос: «Как наилучшим образом использовать время в настоящий момент?» В любой час любого дня есть ответ на этот вопрос. Поступайте в строгом соответствии с ним. Это позволит вам использовать время предельно рационально.
- Как избавиться от привычки откладывать дела на «потом»?
- Сначала стоит подумать, почему человек это делает. Явные причины: ощущение собственной некомпетентности, элементарная лень. Избавьтесь от них. Первое можно устранить только за счет приобретения, а затем за счет постоянного повышения профессионального уровня в вашей сфере деятельности. Каким бы квалифицированным специалистом вы ни были на сегодняшний день, знания и навыки устаревают. Так что помните бессмертное: «Учиться, учиться и учиться». Будучи уверенным, что вы легко справитесь с задачей, маловероятно, что вы будете медлить, приступая к ней. Если же подкралась лень, то вспомните о механическом запуске собственной активности. Он заключается в том, чтобы просто начать действовать!
- Вы назвали явные причины. А как быть со скрытыми?
- Вы имеете в виду так называемые сдерживающие факторы. У каждого они свои. Их важно вовремя обнаружить и нейтрализовать. Механизм их преодоления, в принципе, прост: ставя перед собой очередную задачу, четко определитесь, что может сдержать ваше продвижение к цели. Согласно исследованиям в сфере психологии бизнеса, восемьдесят процентов сдерживающих факторов следует искать «внутри» человека – они определяются набором ваших личностных качеств. Трудолюбие, работоспособность, стремление к саморазвитию, уровень амбиций и т.д. – все это отражается на результатах вашего движения к цели. И лишь двадцать процентов сдерживающих факторов – внешние по отношению к вам или к вашей компании: конкуренция, покупательная способность населения и так далее. Если вы точно определите сдерживающие факторы, внешние и внутренние, то сможете выработать стратегию их нейтрализации. Ошибок в поиске лучше не допускать. Иначе может оказаться так, что вы будете решать не ту проблему.
Прессинг срока
- Одни работают лучше, если зажаты в узкие временные рамки, испытывая подъем работоспособности, когда до окончания срока остаются считанные дни. Другие предпочитают подстраховаться, планируя закончить работу, скажем к 25 числу месяца, зная, что на самом деле она нужна не раньше первого числа следующего месяца. Как действуете вы?
- Я могу добиваться результата в любых условиях. Но думаю, что людей, способных действовать уверенно и эффективно, находясь под прессингом крайнего срока, все-таки не очень много. Большинство, оказавшись в условиях дефицита времени - создать который очень легко: достаточно медлить в делах, откладывая их на потом – испытывают самый настоящий стресс. Искусственно загоняя себя в жесткие рамки, они начинают совершать ошибки от элементарного волнения – вдруг не успею? – а значит, обрекают себя на то, чтобы переделывать работу вновь. Промахи, вызванные слишком плотным графиком, приводят к браку и производственным издержкам. Те, в свою очередь, оборачиваются финансовыми потерями. Качество обеспечивается, если человек имеет для выполнения задач оптимальное количество времени. Почему бы не обеспечить себе некоторый запас, чтобы получить от своих высокопрофессиональных действий удовольствие, которое в условиях гонки просто-напросто теряется.
- Другими словами вы – за то, чтобы специалист владел искусством создавать резерв времени?
- Конечно. И для каждого этот резерв индивидуален. Для выполнения одной и той же операции или задачи потребуется разное время, в зависимости от того, кто ее выполняет: новичок, мастер или профессионал. Но, согласитесь, любой из них имеет право получать от этой жизни удовольствие, а значит, каждому надо иметь тот отрезок времени, в течение которого можно еще и проанализировать результаты своего труда. Что приятнее – написав доклад, бежать с ним стремглав к боссу, или с комфортом прочесть его в заключительный раз, отмечая по ходу чтения свои удачи и находки, как стилистические, так и технические.
- Ваша точка зрения сочетается с советами психологов о том, что за каждый, даже маленький шаг вперед, надо себя похвалить, а затем поощрить.
- Да, но для начала надо этот удачный шаг отследить, а в спешке это невозможно. Между тем, и доброе слово в собственный адрес и самопоощрение необходимы нам, как вода цветку. С единицей похвалы в обществе, увы, напряженно – не так уж часто сотрудники дарят друг другу позитивные оценки. К сожалению, это распространяется даже на близких людей. Так делайте же себе такие подарки сами. Кстати, не скупитесь на заслуженные комплименты коллегам
Мало-помалу проедешь немало
- Профессиональный уровень – на высоте, лень перебороли, сдерживающие факторы определили. И тем не менее, даже при этих, уже достаточно благополучных условиях, человек порою медлит, не принимается за решение поставленной задачи. Чем это можно объяснить?
- Это означает, что один из ваших сдерживающих факторов – нерешительность. Обычно она возникает, когда человек ставит перед собой сверхмасштабную цель. Однако спасение есть: разбейте свою задачу на подзадачи. Выберите ту, что вам сейчас явно по силам, и через ее решение продвигайтесь к осуществлению намеченного. Приближайтесь к цели поэтапно. Чтобы было легче определить очередность этапов каждого дела, а также очередность всех своих дел, представьте, что неожиданно возникла необходимость уехать, скажем, на месяц, оставив дела. Какие дела вы обязательно закончили бы перед отъездом? А теперь переходите в реальность и выполняйте их немедленно. Это отличный способ избавиться от склонности к нерешительности. Ну, и помните, что причиной ваших промедлений может оказаться обычная усталость.
- Кстати, как поступать, если из-за накопившейся усталости не чувствуешь ни малейшего желания продолжать работу?
- Давайте не будем забывать о том, что существуют моменты, когда продуктивность человека начинает снижаться по определению. Как правило, это происходит после восьми-девяти часов труда. Подобно батарейке, достигшей полной разрядки, организм, словно «упирается в стену» и вы попросту не в состоянии продолжать работу. В этом случае, конечно же, разумнее всего лечь и выспаться. Иначе наступит состояние хронической усталости. А с ней бороться не так-то просто.
Но, если трудовой энтузиазм посещает вас все реже, значит, пора задуматься, бережете ли вы свои физические, умственные и эмоциональные силы. Заботитесь ли о своих энергетических ресурсах? Есть простое, но точное сравнение: человеческий организм подобен машине, которая использует пищу, воду и отдых для генерации энергии. Если мы обеспечили его всеми ресурсами, то имеем высокую работоспособность. Определите свою оптимальную меру отдыха, в частности, сна, питания, занятий физической культурой, руководствуйтесь этой мерой, и тогда получите удовольствие не только от собственного труда, но и в целом от жизни.
Все внимание – задаче номер один!
- Есть объем работы, который предстоит выполнить. И есть два варианта: первый - сделать ее, не отвлекаясь на другие задания; второй – совмещать ее с выполнением других задач. Какой выбрать?
- Если вы определили эту задачу в качестве приоритета, то разумнее выполнять ее, не отвлекаясь ни на что иное, пока она не будет выполнена на сто процентов. Специалисты по тайм-менеджменту подсчитали, что настойчивое выполнение самой важной на данный момент работы позволяет сократить время, необходимое для ее решения, не менее, чем на 50 процентов. Работа же в манере, когда вы начинаете и прерываетесь, позже возвращаетесь к ней, вновь отвлекаетесь и т.д. приводит к тому, что реально затраченное время превысит расчетное более, чем на 500 процентов.
- Чем объясняется столь значительная разница?
- Возвращаясь к прерванной ранее работе, вы неизбежно потратите время на то, чтобы сориентироваться – сколько было сделано, сколько предстоит сделать. Но главное, вам предстоит преодолевать собственную инерцию, «раскачиваться», чтобы придти в движение и вновь наработать продуктивный рабочий темп. Если же вы не позволяете себе останавливаться или отклоняться в сторону, то непроизвольно заряжаетесь энергией и действуете с высокой скоростью.
- Но ведь практически невозможно в течение всего рабочего дня трудиться над какой-либо одной задачей, даже, если она является приоритетом!
- Пользуйтесь стратегией, которая в тайм-менеджменте получила название «сегментация времени». Она требует готовности работать над крупными задачами в строгом соответствии с графиком. От умения планировать и «очерчивать» в потоке своей жизни «куски» времени на важный и высокопродуктивный труд зависит, ни много-ни мало, ваш жизненный успех в целом. Заблаговременно планируя свой рабочий день, вы должны выделить в его составе непрерывный промежуток времени на выполнение конкретной задачи. Вы сами себе назначаете время - получасовые, часовые, или полуторачасовые сегменты, - а затем делаете все, чтобы уложиться в поставленный срок.
- То есть успех зависит от планирования?
- Безусловно. Я знаю людей, которые, составляя личный рабочий график, планируют время по минутам. И они обязательно включают туда сегменты для важной работы, требующей высокой концентрации. Приходят в кабинет, отключают телефоны, удаляют все внешние раздражители, предупреждают секретаря, что их нельзя беспокоить и, таким образом, создают себе возможность трудиться без помех.
- Каким методом планирования времени вы пользуетесь?
- Самым простым и удобным. Называется - «АБВГ». Вы составляете перечень всех дел назавтра, не распределяя их по порядку. Задаете себе вопрос: что из этих дел является для меня самым главным. Ставите напротив этих дел букву А красным фломастером. А-задачи вы должны выполнить обязательно, причем, в первую очередь. Приоритетность дел внутри этой группы обозначьте, как А-1, А-2, А-3. Группа А – это дела важные и срочные. Группа Б – важные, но не срочные. Дата их важности отодвинута во времени. Поэтому в сторону их не откладывайте, а установите еще одну, уже свою, дату для выполнения, конкретную и точную. Группа В – дела срочные, но неважные. Г – дела неважные и несрочные. Теперь посмотрите внимательно на все группы и подумайте, что из них можно делегировать, а что необходимо делать самому. Советую делать это ежедневно вечером. Это обеспечит вам на следующий день максимальную продуктивность деятельности. Помните: времени много у тех, кто умело его планируeт, а затем в малейших деталях исполняет запланированное.
Главный стимул для работы? Оптимизм!
- Лилия Ивановна, существует ли, на ваш взгляд, универсальный cтимул для активной деятельности?
- Я считаю, что таким стимулом является оптимизм. Преимущество оптимиста заключается в том, что он умеет сам себя вдохновлять на активные действия. Он сам создает мотивацию для достижений. Время для таких людей становится своеобразным партнером по бизнесу, причем партнером добросовестным и надежным. Они умеют планировать время, обращаясь с ним разумно и, не побоюсь этого слова, бережно.
- Можно ли превратить себя в оптимиста?
- Думаю, что да. Но это не только мое мнение. Так считают и специалисты по личностному росту, исследующие характеры, ориентированные на успех. Для того, чтобы из обычного человека превратиться в оптимиста, надо воспитывать в себе позитивное мышление. В сущности, оптимист это и есть человек, обладающий позитивным мышлением. А позитивное мышление – это способность положительно реагировать на окружающий мир, отчетливо сознавая при этом, что он полон несовершенства. Оптимист, как и все, может оказаться в различных ситуациях, в том числе и негативных. Однако он понимает, что не сама ситуация определяет настроение человека, а то, как человек на нее реагирует. Он исповедует принцип: «Событие – это ничто, реакция на него – все». Оптимист не тратит время на горькие раскаяния в собственных ошибках, и не теряет его, упрекая всех подряд в собственных неудачах. Вместо этого он активно ищет способы, благодаря которым можно устранить негативные последствия. Пока другие вспоминают о своем прошлом, они планируют свое будущее. Поэтому времени для плодотворных действий у него намного больше, чем у других.
- То есть оптимисты живут будущим?
- Да, это их отличительная черта. Они предпочитают смотреть вперед, чем оглядываться назад. Постоянно охватывая мысленным взором свои цели, и позитивно воспринимая все, что с ними происходит, они автоматически вводят себя в режим творческого подъема. А это обеспечивает им высокую трудоспособность.
- Вы, судя по всему, оптимист?
- Разумеется. Между прочим, существует очень простой и предельно эффективный путь в оптимисты: как можно чаще общайтесь с оптимистами!
- Согласна, но есть проблема: оптимисты встречаются далеко не на каждом шагу.
- Тех, кто пока оптимистом себя не считает, но мечтает им стать, я приглашаю в Минский столичный союз предпринимателей и работодателей. Независимо от того, представляете ли вы юридическое лицо, являетесь ли физическим лицом или индивидуальным предпринимателем, здесь вас встретят с гостеприимством и, уверяю вас, уже вскоре вы пополните ряды настоящих оптимистов. Тем, кто хотел бы повысить свою самооценку, то есть выработать в своем характере неотъемлемую черту оптимиста, советую познакомиться с членом Союза предпринимателей, бизнес-тренером Татьяной Григорьевной Язвинской, которая ежемесячно проводит психологические консультации в Минском столичном союзе предпринимателей. Кроме того, по вторникам и четвергам в Минском столичном союзе предпринимателей проводятся консультации юриста и аудитора.
Каждый, кто работает в бизнесе, знает, что своевременная юридическая и финансовая информация способна повысить наш оптимизм. Тех, кто намерен основательно изучить науку управления временем, приглашаем в Союз предпринимателей на мастер-классы, которые проводит психолог, бизнес-тренер Марина Алексеевна Сычева. Из литературы на эту тему советую непременно прочитать книгу Патрика Форсайта «Делу – время». И помните: время бесконечно для тех, кто умеет его ценить и правильно им распоряжаться.
Автор: Любовь Светланова
Опубликовал:
Дата публикации: 2007-08-13
Источник:http://coffice.net | |
| |
